Mail is gedoe!

Mail is gedoe!

Hoe blijf jij je mailbox de baas?

Hoe ervaar jij de stroom van mails, hoe manage jij je mails? Sommige dagen krijg ik zoveel mails en nieuwsbrieven van organisaties maar heb ik geen tijd om ze te openen laat staan alles te lezen. Ik richt me enkel op de mailtjes waarvan ik weet dat ze belangrijk zijn en die beantwoord ik dan.

En dat laatste maakt het voor mensen met autisme soms zo moeilijk, wat is een belangrijk mailtje? Het overzicht bewaren over hun mailbox is een hele klus en ja het is een onderdeel van onze communicatie geworden. Als je achterloopt waar begin je dan?

Is mail gedoe?

Een terugkerend item van gesprek met studenten met autisme is het lezen van mails en vooral het beantwoorden ervan. Voor de docent heel frustrerend als je de studenten/leerlingen wilt informeren of wilt uitnodigen voor een gesprek en je geen respons krijgt of je het verwijt krijgt dat men niet tijdig geïnformeerd is.

Op middelbare scholen informeert men de leerlingen en tegelijkertijd de ouders van de leerlingen zodat het vaak goed gaat met de acties die ondernomen moeten worden. Als men gaat studeren, krijgt alleen de student de informatie en wordt van de student verwacht dat hij/zij hierop reageert.

Vooral wanneer men gaat studeren wordt men geïnformeerd via mails en nieuwsbrieven en dat is wennen voor de meeste eerstejaars studenten. Je moet je informatie zelf bijeen zoeken uit verschillende bronnen. Het kan het een hele klus zijn om de relevante informatie uit de stroom van berichten te halen.

Reactie?

Hoe komt het toch dat veel studenten met autisme niet reageren op de mails die je stuurt? Het lezen en beantwoorden van mails is vaak gedoe voor studenten ASS. Mails worden niet gelezen omdat

  • doodeenvoudig het “lezen van mails” nog niet in het dagelijkse systeem zit.
  • er zoveel “onnodige” informatie bij zit die niet belangrijk is.
  • soms komt het voort uit angst voor vragen waar men nog geen antwoord op heeft
  • of men nog niet weet wat ermee gedaan moet worden.
  • om falen te voorkomen.
  • men denkt dat het niet voor hem/haar/eigen klas bestemd is.
  • men wel aan de slag is gegaan met de boodschap (bijv. een afspraak in de agenda zetten, vragen of een begeleider of ouder mee kan) dat het al zo vaak door het hoofd is gegaan dat men vergeet de laatste stap te zetten om de mail te beantwoorden of te bevestigen.
  • de tekst zo lang is dat men de weg kwijt raakt en niet weet wat ervan hem/haar verwacht wordt.

Heel vervelend maar het gebeurt regelmatig!

Kun jij dit beïnvloeden?

Ja!

  • Geef in het “onderwerp” duidelijk aan VOOR wie/welke klas/studiejaar/vak de mail/mededeling bedoeld is en duidelijk WAT het onderwerp is. Bijvoorbeeld “Mededeling voor studenten van vak XXX” veranderen in: mededeling vak XXX: belangrijke wijziging in de opdrachten! Of mededeling vak XXX: neem de volgende keer je werkboek mee!

Hiermee kan de student meteen zien voor wie het bestemd is, waar het overgaat en wat de noodzaak is. Bovendien makkelijk terug te zoeken voor iedereen!

  • Als je iemand uitnodigt voor een afspraak en je krijgt het antwoord dat men niet kan, pas dan weer het onderwerp veld van je mail aan met: nieuw voorstel afspraak.
  • Geef in je mails/nieuwsbrieven puntsgewijs je informatie zodat jouw informatie leesbaar blijft. Zo kan men makkelijk scannen welke info belangrijk is voor hem/haar.
  • Vermijd zinnen als “aan het einde van of halverwege de periode”, geef aan in welke week van de periode of liever welke datum. Wees zo specifiek mogelijk.
  • Vermijd beeldspraak in mails waarvan je zeker wilt zijn dat men de noodzaak van de boodschap ziet. Voor mensen met autisme kan beeldspraak verwarrend zijn en niet begrepen worden. Voor de mensen zonder autisme kan het overkomen dat het geen serieuze zaak is.

Call to action!

Eindig je mails met een duidelijke call to action! Bijvoorbeeld bij een  voorstel voor een gesprek: Eindig je mail met ”  beantwoord deze mail voor dd-mm-jj anders vervalt de voorgestelde datum.

  • Vermijd het “ik hoor graag van je”  deze zin is veel te vrijblijvend voor iemand met autisme. Geef duidelijk puntsgewijs aan wat je van de student/leerling verwacht en vermeld de datum waarop jij een antwoord wilt ontvangen.

Hoe meer duidelijkheid, des te meer actie en reactie!

Ik ben benieuwd naar je reactie en geef vooral je tips wat volgens jou goed werkt in onderstaand veld.

Jacqueline

Click Here to Leave a Comment Below
Baudy Wiechers - 2 maart 2015 Reply

Heel helder verhaal Jacqueline. Niet alleen voor mensen die met autisme te maken hebben, ik denk voor iedereen.
Ik vind een heel goede tip om een nieuwe mail een nieuw onderwerp te geven. Soms komen er zoveel mails met reacties of gebruiken mensen een heel oude mail met een compleet ander onderwerp voor iets nieuws. Hoe verwarrend is dat!

Zelf ga ik proberen nog puntiger te schrijven. Dus dank je wel!

    Jacqueline - 2 maart 2015 Reply

    Dank je Baudy voor je reactie! Het is inderdaad opvallend hoe vaak een oude mail gebruikt wordt om nieuwe informatie te geven. Zonder dat men het onderwerp aanpast. Het vereist wat discipline maar het geeft zoveel duidelijkheid.

Digitale informatie, een opluchting of een verzuchting? - Schakel om - 11 september 2017 Reply

[…] Lees ook het blog Mail is gedoe! […]

Leave a Comment: